CV_KSEF – pobieranie faktur z KSeF oraz przesyłanie ich do biura rachunkowego


Dla kogo jest CV_KSEF?

CV_KSEF to program przeznaczony dla dwóch grup użytkowników:

A) Zwykli użytkownicy (firmy, JDG, klienci biur)
  • pobierają faktury z KSeF,
  • przeglądają je i zapisują lokalnie na komputerze,
  • mogą wydrukować ich wizualizacje lub utworzyć plik PDF,
  • mogą je zaakceptować i przekazać do biura rachunkowego jednym kliknięciem wskazując rodzaj kosztu i jego kategorię (MPK),
  • program jest bezpłatny i nie wymaga licencji.
B) Biura rachunkowe
  • definiują rodzaje kosztów i kategorii (MPK) dla poszczególnych klientów,
  • przekazują klientom plik dostępowy do swojego serwera wraz listą rodzajów kosztów w formie zaszyfrowanego pliku,
  • otrzymują od klientów zakceptowane i zaklasyfikowane faktury w sposób uporządkowany,
  • odbierają faktury od swoich klientów automatycznie poprzez własny serwer.

Co potrafi CV_KSEF?

  • pobiera faktury zakupu i sprzedaży z KSeF,
  • obsługuje wiele firm (dowolna liczba NIP‑ów),
  • zapisuje faktury w postaci XML i PDF oraz tworzy lokalną ich bazę,
  • wizualizuje faktury (z kodem kreskowym numeru KSeF),
  • oznacza faktury jako nowe / zaakceptowane / przetworzone / zweryfikowane / zadekretowane,
  • umożliwia przesyłanie faktur do biura rachunkowego,
  • współpracuje z tokenami i certyfikatami KSeF,
  • działa w trybie TEST, DEMO i PRODUKCYJNYM.

Jak działa CV_KSEF dla zwykłego użytkownika?

Program jest prosty w obsłudze i działa lokalnie, na dysku C: komputera – dane nie są nigdzie wysyłane, chyba że chcesz je przekazać do dalszej obróbki do biura rachunkowego.

  1. Uruchamiasz program i wpisujesz NIP swojej firmy.
  2. Program tworzy katalog C:\comvar\firmy\NIP_FIRMY\.
  3. Wgrywasz token lub certyfikat KSeF.
  4. Pobierasz faktury z KSeF.
  5. Możesz je przeglądać, drukować, zapisywać lub wysłać do biura rachunkowego.
  6. UWAGA: po zainstalowaniu i pierwszym uruchomieniu programu CV_KSEF (czyli kiedy utworzy niezbędne podkatalogi) dobrze jest zmodyfikować ikonkę startową tak by "rozpocznij w" wskazywało na folder użytkownika czyli na przykład: c:\comvar\firmy\1112233111. Dzięki temu program będzie startował nie pytając o NIP. Później oczywiście i tak można się przełączać na inne NIP-y.
Rys.1 - zdefiniowanie NIP-u i podanie skróconej nazwy firmy

Rys.2 - opcja "ustawienia" - dodanie tokena dostępowego
Token lub certyfikat można wygenerować za pomocą Aplikacji Podatnika 2.0 dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów.
Aplikacja MF dostępna jest dla każdego z trzech trybów współpracy z KSeF czyli dla wersji testowej, wersji demo i wersji produkcyjnej. Dla każdej z tych wersji potrzebne są niezależnie wygenerowane tokeny lub certyfikaty pozwalające na uwierzytelnienie w KSeF. Wersja testowa pozwala pracować z dowolnym, wymyślonym, formalnie poprawnym NIP-em i służy raczej do testów oprogramowania. Nie powinno się w niej używać prawdziwych danych, gdyż potencjalnie każdy ma do tych danych dostęp. Wersja demo pozwala pracować z własnym NIP-em (nikt inny nie ma do dostępu do danych) ale dokonane przy jej pomocy wpisy nie będą uznawane przez Ministerstwo Finansów za oficjalne, więc można (i należy) z niej skorzystać w ramach przygotowań do uruchomienia KSeF w wersji produkcyjnej co na dziś oznacza kwiecień 2026. Dostęp do wersji testowej nie wymaga żadnych uprawnień. Dostęp do aplikacji w wersji demo i produkcyjnej wymaga uprawnień nadanych za pomocą ZAW_FA przy czym dla osób fizycznych (JDG) nie jest to wymagane - wystarczy zalogować się profilem zaufanym.

Rys.3 - ekran główny CV_KSEF i jego funkcje.

Kolejno:

  1. Połącz się z KSeF - aktywuje połączenie z KSeF poprzez moduł KSEF_HTTP.
  2. Licznik czasu pokaże pozostały czas połączenia (KSeF to ogranicza).
  3. Wybierz tryb pobierania faktur: same nagłówki (można pobierać długie okresy - KSeF nie będzie protestował) lub wraz z treścią - wtedy należy się ograniczyć do krótkich okresów żeby uniknąć blokady adresu IP.
  4. Faktury można przeglądać, wizualizować i drukować (prawy klawisz) po uprzednim pobraniu treści (prawy klawisz na liście faktur) - pojedyńcze pobrania nie wzbudzają sprzeciwu KSeF-u
  5. Faktury można wysłać do biura rachunkowego. Ta opcja jest dostępna o ile Biuro dostarczy plik uprawnień (NIP.enc czyli na przykład: 1111222233.enc), który to plik wystarczy wgrać do foldera c:\comvar. W takim przypadku w prawym dolnym rogu okna programu będzie widoczna nazwa serwera i informacja o statusie połączenia.

Jak działa CV_KSEF dla biura rachunkowego?

Biuro rachunkowe:
  1. Wprowadza dane klienta (NIP, nazwa).
  2. Ustawia dane serwera wymiany informacji.
  3. Definiuje szablony rodzajów kosztów i ich kategorie (MPK) dla danego klienta.
  4. Generuje zaszyfrowany plik {NIP}.enc.
  5. Przekazuje go klientowi (mailem).
Rys.4 - opcja "ustawienia" - tworzenie pliku uprawnień dla klienta biura rachunkowego
Biuro rachunkowe generuje plik uprawnień po podaniu NIP-u klienta i jego skróconej nazwy, zdefiniowaniu parametrów serwera komunikacyjnego i zaznaczeniu listy przewidzianych dla tego klienta rodzajów kosztów oraz ich kategorii (miejsc powstawania).
Utworzony plik {NIP}.enc przesyła klientowi a on umieszcza go w folderze c:\comvar, gdzie staje się źródłem informacji dla jego kopii programu CV_KSEF.

Po stronie Biura Rachunkowego domyślne parametry serwera należy zapisać w pliku tekstowym "serwer.txt" i umieścić w folderze c:\comvar\cv_ksef. Poniżej przykład zdefiniowania parametrów serwera:

SERWER;biuro.home.pl
PORT;3380
BAZA;baza_biura
USER;user_biura
HASLO;AlaMaKota123

Listę dostępnych rodzajów kosztów (z niej zostanie wybrany podzbiór dla danego klienta) należy zapisać w pliku tekstowym "templates.txt" i umieścić w folderze c:\comvar\cv_ksef. Poniżej przykład zdefiniowania listy rodzajów kosztu.
UWAGA: kod rodzaju kosztu to 3 cyfry:

001;eksploatacja;401-0001-000000
002;materiały biurowe;401-0002-000000
003;paliwo;401-0003-000000
004;usługi obce;402-0001-000000
005;amortyzacja;402-0002-000000
006;gotowanie;402-0003-000000
007;smażenie;402-0004-000000
008;pieczenie;403-0001-000000
009;wysyłanie listów;403-0002-000000
010;czytanie książek;403-0003-000000
011;jazda na rowerze;403-0004-000000
012;oglądanie telewizji;404-0002-000000
013;zabawa w kotka i myszkę;404-0002-000000
014;patrzenie w sufit;404-0003-000000

Podobnie należy zdefiniować listę kategorii (MPK) kosztów - plik "mpk.txt".
UWAGA: kod rodzaju to minimalnie 1 a maksymalnie 7 znaków:

A00-123;Zarząd
A01-234;Magazyn
A02-345;Serwis
B01x456;Oddział Pcim
B02x567;Oddział Kacze Dzioby
B03x678;Oddział Pacanów
C01;Sklep nr 1
C02;Sklep nr 2
C03;Sklep nr 3


Klient biura:
  1. Zapisuje plik .enc w katalogu c:\comvar.
  2. Pobiera faktury z KSeF.
  3. Dla każdej z faktur wybiera (prawy klawisz) rodzaj kosztu i ewentualnie jego kategorię (MPK).
  4. Akceptuje fakturę poprzez wysłanie jej na serwer Biura Rachunkowego.
Rys.5 - opcja "akceptacja faktury" - wysłanie na serwer Biura rachunkowego


Biuro Rachunkowe:
  1. pobiera z KSeF faktury "same nagłówki"
  2. Sprawdza akceptacje - faktury zaakceptowane są wyświetlane na zielono a program pobiera ich treść (XML).
  3. Drukuje wizualizacje faktur
  4. Generuje dekrety dla faktur zaakceptowanych i zweryfikowanych.

Rys.6 - tryb klienta w biurze rachunkowym

Instalacja i wymagania

  • Windows 10 lub nowszy,
  • dostęp do katalogu C:\comvar\,
  • zainstalowane programy KSeF_HTTP i (opcjonalnie) KSeF_cert, ten drugi w przypadku korzystania z certyfikatów a nie z tokenów. (opis przygotowania certyfikatów do pracy można znaleźć - tutaj. Użycie tokena nie wymaga żadnych dodatkowych czynności - wystarczy wkleić go w ustawieniach.
    Program KSEF_HTTP można pobrać - stąd. To program do komunikacji z KSeF. Instaluje się domyślnie w folderze c:\comvar\ksef_http i nie tworzy na pulpicie żadnej ikonki, gdyż będzie uruchamiany przez program CV_KSEF, który wysyła do niego polecenia w rodzaju "pobierz fakturę" i odbiera odpowiedzi.
    UWAGA: przy pierwszym uruchomieniu zarówno CV_KSEF jak i KSEF_HTTP mogą zażądać doinstalowania dodatkowych składników Windows (o ile ich nie znajdą w środowisku komputera). To proces, który zajmie kilkanaście sekund.
  • token lub certyfikat KSeF.

Token czy certyfikat?

Od wersji 1.1.05 program CV_KSEF obsługuje również tokeny KSeF. Jest to najprostsza i zalecana metoda uwierzytelniania.

  • Token – gotowy do użycia od razu.
  • Certyfikat – wymaga konwersji przez program KSeF_cert.

Ważne ograniczenia KSeF

KSeF posiada limity, nie do końca znane:

  • liczby zapytań na minutę,
  • liczby dni w jednym zapytaniu,
  • czasu aktywnego połączenia.

Dlatego zaleca się pobieranie faktur w krótkich zakresach (1–3 dni). W trybie "pobierz tylko nagłówki" można bez problemu (czyli bez blokady ze strony KSeF) pobrać na raz znacznie więcej faktur, nawet cały miesiąc.