Główne funkcje

Moduł CRD (centralny rejestr dokumentów) pozwala ewidencjonować dokumenty przychodzące (ale też wychodzące i związane z pracownikami) oraz w przypadku faktur zakupowych od razu zapisywać je w rejestrze kosztów modułu FTR, ewidencji środków trwałych EST lub deklarować jako faktury wymagające wystawienia dokumentu PZ w module MGZ lub SPS.
Program dostępny jest w menu startowym "programy" dla wszystkich użytkowników, niezależnie od zakresu posiadanej licencji z tym że:

- do wprowadzania nowych dokumentów wymagany jest status "Recepcja" (znacznik wyboru przy uprawnieniach pracownika)
- do edycji dokumentów (w zakresie struktury kosztu) wymagany jest status "Księgowość" (znacznik wyboru) lub fakt bycia oznaczonym przez Recepcję podczas wprowadzania dokumentu jako "osoba odpowiedzialna" (jedna z dwóch możliwych do zdefiniowania).
- do akceptacji wprowadzonych dokumentów wymagane jest uprawnienie "A-administrator" wpisane do pola uprawnień do modułu CRD użytkownika.
- użytkownicy nie posiadający statusu "recepcja", "księgość" ani uprawnienia "A-administrator" ale mający dowolne inne uprawnienie przypisane do modułu CRD mogą widzieć i opisywać dokumenty do których zostali przypisani podczas wprowadzania dokumentu do rejestru CRD.

Poniższy rysunek pokazuje dostępne opcje ekranu głównego.

Rys.1

Nowy zapis
Wprowadzanie dokumentu do rejstru sprowadza się do podania kilku podstawowych informacji widocznych na poniższym ekranie.

Rys.2 - ekran modułu CRD

Historię dokonanych wpisów we wskazanym zakresie i okresie czasu można zapisać w formacie Excel-a lub w postaci pliku typu .CSV. Można też wydrukować rejestr wpisów.

Wybór "faktura zakupu kosztów (FTR)" lub "zakup środka trwałego (EST)" powoduje po dokonaniu rejestracji dokumentu otwarcie okna pozwalającego dokonać zapisu kosztu w rejestrze kosztów FTR a w przypadku środków trwałych wprowadzić zakup jako nowy środek trwały w module EST.
Wybór "faktura za towar (MGZ)" otwiera podczas sporządzania PZ ściągawkę z listą faktur. Ściągawka jest dostępna dla użytkownika wskazanego jako "osoba odpowiedzialna" (jedna z dwóch takich osób).

Datę i godzinę wpływu dokumentu można dowolnie określić. Domyślnie jest to "teraz". Data rejestracji wynika z zegara systemowego.
Osobą rejestrującą jest zalogowany użytkownik.

Status "akceptacji" dostępny dla użytkownika o uprawnieniach A-administrator zamyka możliwość edycji struktury kosztu (nie dotyczy użytkownika Księgowość) i jest widoczny w opcji wystawiania przelewów.

Dokument zapisany w rejestrze można zeskanować. Pełen podgląd jest widoczny po kliknięciu w miniaturkę obrazu. Ilość podłączonych do jednego wpisu skanów nie jest ograniczona. Można też podłączać inne pliki (Excel, Word, PDF-y, pliki graficzne, tekstowe). Pliki niegraficzne zamiast miniaturki są oznaczone znakiem (C)
Dołączone do rejestru CRD pliki może usuwać wyłącznie użytkownik o uprawnieniach "D-dyspozytor".

Filtrowanie listy dokumentów pozwala ograniczyć ją do spełniającej warunki zakresu kwot, kontrahenta, kodu kontraktu a także dowolnego ciągu znaków ujętego w polach "numer", "opis" i "uwagi".

Wprowadzenie dokumentu (przychodzącego) do rejestru CRD wiąże się z wprowadzeniem danych dostawcy do kartoteki dostawców Comvar-a (pobranie danych po NIP z bazy REGON), możliwością weryfikacji NIP-u w bazie czynnych podatników Vat Ministerstwa Finansów, wprowadzeniem numeru konta bankowego (dla potrzeb późniejszego przelewu) i możliwością weryfikacji tego konta w bazie Ministerstwa Finansów.

Wprowadzanie faktury kosztowej
Faktura kosztowa jest jednym z dokumentów, które można wprowadzić do rejestru CRD. Ale kolejnym etapem powinno być przesłanie jej do rejestru kosztów modułu FTR, co pozwoli jej wejść do oficjalnego obiegu dokumentów (kwestia rozliczeń, wystawiania przelewów, analizy kosztów, dekretacji dla ksiegowości itp.)

Rys.3 - wprowadzanie faktury kosztowej do rejestru CRD

Po zapisaniu dokumentu w rejestrze CRD otwiera się ekran ewidencji kosztów FTR - rys.4.
UWAGA: dla prawidłowego działania rejestru kosztów konieczne jest wcześniejsze zdefiniowanie listy typów (klasyfikacji) kosztów w module FTR lub w opcji "dekretacja dla księgowości" w module CMV.
Wiekszość informacji jest automatycznie przeniesiona do formularza rejestru kosztów. Pozostaje jedynie uzupełnienie (ewentulne rozbicie na składniki) kwoty netto faktury na różne rodzaje kosztów (pole klasyfikacja) i ewentualne szersze ich opisanie.

Rys.4 - wprowadzanie faktury kosztowej do rejestru kosztów FTR

Dokument zapisany w rejestrze CRD i rejestrze kosztów FTR można zeskanować. Szczegóły klasyfikacji kosztu dokonane w rejestrze kosztów FTR widoczne są w archiwum modułu CRD.
Zarejestrowany dokument czeka na akceptację osoby uprawnionej. Do tego czasu może być edytowany zarówno przez osobę do niego przypisaną jak i przez użytkownika o statusie księgowość.

Rys.5 - faktura kosztowa zapisana w rejestrze CRD i w rejestrze kosztów FTR